Etapa 4: Analisar situação atual e desenvolver situação futura

Com o mapeamento da situação atual é possível identificar e analisar onde estão as fontes de desperdício, ou seja, as atividades que não agregam valor ao cliente. Como relatado no módulo 2, as atividades que agregam valor representam, em média, apenas 5% de todas as atividades desenvolvidas. Enxergar estas ineficiências auxilia no desenvolvimento da situação futura, elaborando fluxo voltado para o que é valor para o cliente, produzindo apenas o que ele necessita e quando necessita.

Após o mapeamento da situação atual, inicia-se a situação futura com a segunda rodada do Workshop de mapeamento. Convoca-se os responsáveis pelas áreas e deve-se:

1) Estabelecer a capacidade necessária para cada processo para atender a demanda;

Tempo de produção necessária (takt time) = tempo disponível/ demanda

Exemplo: 8 minutos = 8 horas/60 pacientes

1 profissional consegue atender em 14 min

Necessário um novo profissional para atender a demanda

2) Eliminar as atividades apontadas que não agregam e não são necessárias;

3) Melhorar o processo, as atividades que não agregam valor, mas são necessárias,
simplificando, automatizando, reduzindo o tempo de ciclo desta atividade;

4) Eliminar, ou quando não for possível, reduzir as esperas e movimentação do
paciente entre os departamentos;

5) Quando não for possível, eliminar colocar as atividades em paralelo;

6) Inserir, no mapa futuro, os pontos de melhoria (rajada kaizen), respondendo a cada
problema apontado na situação atual;

Gestão Visual

Um dos problemas comuns apontados no setor de internação é a comunicação
inadequada. Quando evidenciado este problema na situação atual, uma possível solução é o desenvolvimento de uma gestão visual, que na metodologia Lean Healthcare é conhecida como Andon. Esta ferramenta auxilia na disseminação da informação para os vários profissionais e setores, além de fornecer melhor controle da programação das atividades diárias.
O quadro abaixo é uma gestão visual desenvolvida por Verbano, Crema e Nicosia (2017). Eles a implementaram com objetivo de melhorar as informações para a equipe, auxiliar o planejamento e o controle das atividades diárias. O quadro informa qual o paciente, idade, sexo, unidade que estava anteriormente, leito, planejamento do cuidado, gestão de leitos e fatores importantes.

Fonte: (VERBANO; CREMA; NICOSIA, 2017)