Etapa 5: Implementar situação futura

A implementação da situação futura proposta é realizada pela ferramenta kaizen (descrita no módulo 4).

O kaizen é dividido em 3 fases, Pré-Kaizen, Evento Kaizen (EK) e Pós-Kaizen

Pré-Kaizen: é realizado todo o planejamento do projeto, e tudo é pensado para facilitar a fase do evento kaizen. É nesta fase que a equipe é montada e o líder kaizen escolhido.

O líder deve possuir perfil de coordenação para facilitar a execução das atividades, deve conhecer todo o processo proposto para o estado futuro. É ele que irá orientar toda a equipe kaizen durante o evento.

Um cronograma deve ser criado contendo as atividades para realização do evento kaizen.

Fonte: Adaptado de Chaves Filho (2010).

A definição da data para o início do kaizen não é uma tarefa muito simples. A data não deve ser marcada muito próxima a ponto de não ser possível realizar todas as atividades pré-kaizen prejudicando o evento ou necessitando de remarcar.

Evento kaizen: é a fase “mão na massa”; trata-se de implantar o que foi planejado anteriormente. O EK geralmente ocorre em 5 dias.

Durante o EK é importante que todos os recursos da instituição estejam voltados para atender as demandas da equipe kaizen, priorizando suas solicitações.

Tabela 4 - Estrutura do evento kaizen

Fonte: Adaptado de Graban (2013).

A fase Pós-Kaizen faz parte da quinta etapa do DMAIC.
Etapa 6: Controlar situação Implantada
Após a implementação da melhoria proposta, se faz necessário o controle do novo processo. Normalmente, os processos tendem a retornar ao seu estado anterior. Se a mudança é algo difícil de se realizar, a sustentabilidade da situação implantada é ainda mais complicada.
O foco inicial é concluir todas as atividades do evento kaizen que não foram possíveis de serem implantadas durante a semana.
Com a conclusão das atividades pós-kaizen, deve-se iniciar as auditorias de sustentabilidade. Para a realização das auditorias, é necessário criar um check list com todos os pontos de mudança do fluxo implantado, identificar o responsável pela área e definir a frequência com que a auditoria é realizada (diariamente, duas vezes por semana, semanalmente ou mensalmente). Quanto mais positivas forem as respostas do check list, menor será a frequência